Política de Facturación y Cobro del UWMC y el HMC


Política de Facturación y Cobro del UWMC y el HMC (PDF)

OBJETIVO:

La misión conjunta del Centro Médico de la Universidad de Washington (University of Washington Medical Center, UWMC) y el Centro Médico Harborview (Harborview Medical Center, HMC) es mejorar la salud de las personas progresando en relación con el conocimiento médico, brindando asistencia destacada primaria y especializada a la gente de la región y capacitando a los futuros médicos, científicos y demás profesionales sanitarios. Para lograr esta misión, los centros médicos necesitan una política de cobro que presente las siguientes características:

  1. Promueva pagos puntuales de los servicios prestados.
  2. Se adapte a la situación financiera individual del paciente.
  3. Ofrezca opciones adecuadas y flexibles para que el paciente pueda cumplir con las obligaciones financieras.

 

POLÍTICA:

Facturación del seguro:

Servicios Financieros para Pacientes del UWMC y el HMC le facturará a las empresas estatales, federales y otras empresas aseguradoras a nivel comercial. El paciente no es responsable de la factura hasta que hayamos solucionado todas las cuestiones con la empresa aseguradora, incluidas las apelaciones por rechazos. Siempre que sea posible, nosotros actuamos en defensa del paciente a fin de garantizar el pago del seguro antes de que el reclamo se convierta en un pago particular.

  • Las cuentas de pagos particulares vencen en un plazo de 30 días una vez recibido el primer estado de cuenta, salvo si se establecen acuerdos.
  • Los saldos de los pagos particulares posteriores al seguro vencen en un plazo de 30 días una vez recibido el primer estado de cuenta.
  • El UWMC y el HMC envían los estados de cuenta cada 30 días en función de un período de reclamación de pago de 120 días.
  • Durante este tiempo, los pacientes tienen la oportunidad de realizar el pago total o establecer acuerdos financieros que incluyen lo siguiente:
    • Plan de pago.
    • Asistencia financiera (caridad).
    • Disputas por cargos.
    • Información adicional que permite cobrarle a otro pagador.
  • Las cuestiones relacionadas con la asistencia de calidad y la precisión de la facturación se deben solucionar lo antes posible y antes de exigir el cumplimiento de las normas de cobro.
  • Las llamadas salientes se realizan como parte de una medida para obtener el pago o establecer acuerdos financieros.
  • El cuarto estado de cuenta es la «última notificación» mediante la cual se le informa al garante que su cuenta se enviará a una agencia de cobro de deudas externa si no se realiza el pago o no se establecen acuerdos para realizar el pago en un plazo de 30 días.
  • Si no se obtiene una respuesta o no se envía el pago total, el pago se derivará a la agencia de cobro de deudas.
  • Todos los pacientes que indiquen la existencia de problemas financieros se evaluarán para determinar si deben recibir asistencia financiera o una posible cobertura de Medicaid. La asistencia financiera se puede otorgar en cualquier momento, incluso luego de la asignación de una agencia de cobro de deudas. No obstante, la asistencia médica se debe solicitar antes de una sentencia judicial. 

Opciones disponibles para que los pacientes paguen sus saldos:

El UWMC y el HMC aceptan pagos en efectivo, con cheques o tarjetas de crédito. Se aceptan pagos con tarjetas de crédito que se realizan por teléfono o mediante la opción de pago de facturas en línea. Las cuotas de los pagos que deben realizar los pacientes vencen cuando reciben la factura inicial luego del alta, a menos que se establezcan acuerdos de pago o se presente una solicitud para recibir asistencia financiera.

Planes de pago:

Los acuerdos de pago se establecen cuando el paciente realiza una solicitud al Departamento de Servicios Financieros para Pacientes (Patient Financial Services Department). Por lo general, este procedimiento permite realizar pagos iguales hasta 12 meses o hasta 24 meses si las situaciones autorizadas son apropiadas.

Descuento por pagos particulares:

El UWMC ofrece un descuento por pagos particulares del 10 % que se aplica a los saldos de los pacientes que carecen de seguro. El descuento aparece como un ajuste en los estados de cuenta del paciente. 

Actualmente, el HMC no ofrece descuentos para los casos de pacientes que pagan sus servicios de forma particular.

Gravámenes médicos:

Cuando un paciente es víctima de un accidente u otro hecho ilícito, la empresa de seguro médico por lo general no pagará los servicios médicos una vez que se decide que la otra parte será finalmente la responsable. Además, un paciente puede no tener seguro, pero puede estar tratando de llegar a un acuerdo con la parte responsable. En estos casos, UW Medicine puede presentar un gravamen sobre el futuro acuerdo por lesiones personales. Un gravamen constituye una forma de derecho de garantía sobre una propiedad privada o un inmueble para garantizar el pago de una deuda.

Cuentas por cobrar:

Las acciones pueden incluir lo siguiente:

  • Una notificación inicial que informa a los garantes que tienen 30 días para responder antes del informe de crédito que se realiza el día 45.
  • Llamadas telefónicas.
  • Sentencias judiciales con un posterior embargo del salario.
  • Gravámenes médicos.

Información adicional sobre las cuentas de cobro:

  • Servicios Financieros para Pacientes (Patient Financial Services, PFS) debe autorizar las acciones legales efectuadas sobre la cuenta. 
    • PFS no autorizará la presentación de una demanda si no hay un fin significativo.
    • Un asistente «especial» del fiscal general contratado por la empresa iniciará acciones legales en nombre del UWMC y el HMC.
  • Las cuentas asignadas a una de las dos agencias contratadas durante un año se asignan a otra agencia como «asignación secundaria» a menos que se establezcan acuerdos o se obtenga una sentencia judicial.
  • Las asignaciones secundarias se recuperan después de un año adicional si no hay actividad dentro de los 90 días anteriores.
  • Las cuentas que se recuperan de las asignaciones secundarias se consideran incobrables y se eliminan de las cuentas por cobrar de la agencia de cobro de deudas.
  • Los saldos que no se pagaron permanecerán en el historial de crédito del garante durante siete o diez años si se obtuvo una sentencia judicial.

Medidas de cobro extraordinarias:

Las cuentas de los pacientes no deben estar sujetas a ninguna medida de cobro extraordinaria (Extraordinary Collection Action, ECA)1 del UWMC, el HMC o la agencia de cobro de deudas a la cual están asignados hasta que suceda lo siguiente:

  1. Se han realizado todos los esfuerzos razonables a fin de determinar la idoneidad para recibir asistencia financiera.  Entre los esfuerzos razonables, se incluyen los siguientes2:
    1. El paciente recibe un resumen en términos sencillos de la Política de Asistencia Financiera y una solicitud para recibir asistencia financiera antes de recibir el alta, además de ayuda para completar la solicitud.
    2. Si la solicitud está incompleta, el paciente recibe una notificación escrita sobre la información o los documentos faltantes, incluida una notificación sobre las ECA del hospital que se iniciarán o que continuarán (o del representante del hospital) si no se recibe la solicitud o el pago antes de la fecha límite establecida.3
    3. Todos los estados de facturación contienen un aviso visible sobre la disponibilidad de la asistencia financiera con un número de teléfono para comunicarse a fin de obtener información o recibir asistencia y la dirección del sitio web directo donde puede obtener copias de los documentos de asistencia financiera.
    4. Las solicitudes completas para recibir asistencia financiera se procesan de forma adecuada y se notifica por escrito al paciente sobre la decisión siempre y cuando el estado de facturación esté actualizado y si se mantiene el saldo y se reembolsa cualquier pago excesivo superior a 5 USD.
    5. El hospital puede cumplir con los requisitos razonables al determinar la idoneidad del paciente para recibir la asistencia financiera más importante disponible según la información que estableció la idoneidad del paciente para uno o más programas públicos.
    6. Los hospitales pueden elegir otorgar asistencia financiera a un paciente que no proporcionó la información o la documentación completa necesaria en la solicitud para recibir asistencia financiera.
  2. Han transcurrido 120 días desde la primera cuenta de facturación posterior al alta.
  3. Se cumplieron los siguientes requisitos de notificación (al menos 30 días antes de inicio de las ECA):
    1. Enviar una notificación por escrito para informar sobre la disponibilidad de la asistencia financiera.
    2. Proporcionar un resumen en términos sencillos de la Política de Asistencia Financiera.
    3. Enviar una notificación sobre las medidas que se tomarán debido a que no se realizó el pago.
    4. Enviar una notificación sobre la fecha a partir de la cual se aplicará la medida si no se recibe el pago.
    5. Esfuerzos realizados para discutir verbalmente la política de asistencia financiera y la solicitud para recibir asistencia financiera con el paciente.
  4. La notificación sobre el crédito puede enviarse 150 días después de la primera factura, posterior al alta. 
  5. Las demandas por los saldos adeudados no se deben presentar antes de los 240 días luego de la factura, posterior al alta.
  6. Se realizó todo lo posible para definir la idoneidad del paciente para recibir asistencia financiera.

Mismo tratamiento para todos los pacientes o garantes:

El Centro Médico y Hospital de Northwest procesa las cuentas de pacientes según esta política de cobro. De ninguna manera, se considera la edad, la raza, el color, la religión, el sexo, la orientación sexual o el país de origen a la hora de aplicar esta política.

Puede obtener una copia de esta política, una copia de la Política de Asistencia Financiera, un resumen de la Política de Asistencia Financiera y una solicitud para recibir asistencia financiera si se comunica con el Servicio Financiero para Pacientes:

Harborview Medical Center (HMC)
Financial Counseling
325 9th Ave; Mail Stop 359758
Seattle, WA 98104 2499
206 744 3084
De lunes a viernes de 8:00 a. m. a 4.30 p. m.

UW Medical Center (UWMC)
Financial Counseling
1959 NE Pacific Street, Mail Stop 356142
Seattle, WA 98105-9950
206 598 3806
De lunes a viernes de 8:00 a. m. a 4.30 p. m.

HMC & UWMC
Patient Financial Services 
P.O. Box 95459
Seattle, WA 98145 2459
206 598 1950 o 1 877 780 1121
De lunes a viernes de 8:00 a. m. a 4.30 p. m.

Sitio web: http://www.uwmedicine.org/financialassistance


1Las ECA incluyen asignar gravámenes sobre la propiedad de la persona, informar a la agencia de crédito, embargar salarios o solicitar pagos o depósitos antes de brindar asistencia médica necesaria.

2El hospital no ha realizado todos los esfuerzos razonables a fin de determinar la idoneidad solo con obtener un documento de renuncia firmado por el paciente; o el hospital considera que el paciente no cumple con los requisitos para recibir asistencia en función de información poco fidedigna o incorrecta o información proporcionada por el paciente bajo coacción o presión.

3Se suspende la ECA que se haya iniciado.